ChatGPTでビジネス英語のメール作成におすすめのプロンプトを例文付きで紹介！

2024.01.12

ChatGPTで英語を使いたい、学びたいという声は多くあります。

しかし、どのようにすればいいのか、わかるようでわからない方も多いのではないでしょうか。

今回はChatGPTを使った、ビジネスで使える英語のメール作成の学習の方法をお伝えしますので、ぜひ最後まで読んでご参考になさってください。

GPTは英語でできています。英語でこそ真価を発揮します。
いきなり実践しても問題ないレベルの文章は作成できるので、ぜひ習慣化して実践を通じて学んでいきましょう。

INDEX

ビジネス英語でメールを書くプロンプト

まずはお急ぎでメールを出さないといけない方のために、いきなり無難に使えるプロンプトを紹介します。

#命令
あなたはアメリカのビジネス英語マスターです。
以下のメールに、ビジネスシーンで活用される英語を使用して返信してください。

#メール
　（ここにコピペ）

これで返信自体は可能です。
宛名の書き方や書く位置など何気なく教えてくれます。

ChatGPTの回答

Dear [Sender’s Name],

Thank you for your email.

I appreciate your confirmation regarding our meeting tomorrow at 8:00 p.m. in L.A. I’m looking forward to discussing your questions about our current product.

Should you need any further clarification before our meeting or have any other inquiries, please don’t hesitate to reach out.

Best regards,

[Your Name]

ChatGPT

ビジネス英語でのメールを学習するプロンプト

これを繰り返していくうちにビジネス英語でのメール自体は覚えていくと思いますが、学習となるともう少し踏み込みたいものです。

英語に限らず、さまざまな言語を使えるという利点もあります。
今回は英語での説明になりますが、さまざまな言語学習に使えるようなプロンプトを組んでいきましょう。

関連記事：かっこいいラテン語の使い方！なぜかっこいいのかの理由も解説

日本語での解説を含んだプロンプト

#命令
あなたはアメリカのビジネス英語マスターです。
以下の{条件} に従って、{相手からのメール} に対する返信を、{出力フォーマット} に沿ってメールを作成してください。

#条件
・ビジネスシーンで活用される表現を使用すること
・メールを作成した後に日本語での解説を入れること

#相手からのメール
（ここにコピペ）

#出力フォーマット
—
返信するメール：
—
日本語での解説：
—

ではやってみます。
相手からのメールは先ほどと同じ内容で、以下のものとします。

I hope this email finds you well.
I am writing to confirm our meeting tomorrow at 8:00p.m. at L.A.
I will be discussing to ask some questions about your current product with you.
Please let me know if you have any questions.
Thank you.

※日本語訳
ご健勝のことと存じます。
明日の午後 8 時に会うことを確認するためにメールしています。
LAで現在の製品についていくつか質問したいと考えています。
ご質問がございましたらお知らせください。
ありがとうございます。

ChatGPTによる回答

—
返信するメール

：Dear [Recipient Name],

Thank you for your email.

I can confirm our meeting tomorrow at 8:00 p.m. in L.A. I have prepared the necessary information about our current product and look forward to addressing any questions you may have.

If there are any specific topics or concerns you’d like to address,
please feel free to share them in advance.

Looking forward to our discussion.

Best regards,

[Your Name]

—

日本語での解説：

1. 「Dear [Recipient Name]」: ビジネスメールで一般的に使われる、受信者への敬意を示す挨拶のフレーズです。
2. 「Thank you for your email」: 相手のメールに感謝する基本的な表現です。
3. 「I can confirm」: ミーティングやアポイントメントの確認をする際によく使われる表現です。
4. 「look forward to addressing any questions」: このフレーズは、相手の質問や懸念に答えるのを楽しみにしていることを示します。
5. 「If there are any specific topics…」: 相手が特定のトピックや懸念について話したい場合に、それを事前に共有するように促す表現です。
6. 「Looking forward to our discussion」: ミーティングやディスカッションを楽しみにしていることを示す表現です。
7. 「Best regards」: ビジネスメールで一般的に使われる結びの挨拶です。

ChatGPT

このように、英語でのメールを送る点でのポイントが書かれています。
返信するメールも出力しながら、繰り返していくうちに英語学習ができる優れものです。

日本語訳を含んだプロンプト

次に紹介するのは、日本語による解説ではなく、日本語訳が欲しい時のプロンプトです。

解説を知る前に、そもそも自分が送るメールを日本語で内容を把握しておきたい方向けです。

関連記事：ChatGPTの日本語プロンプトの使い方を例文付きで解説

#命令
あなたはアメリカのビジネス英語マスターです。
以下の{条件} に従って、{相手からのメール} に対する返信を、{出力フォーマット} に沿ってメールを作成してください。

#条件
・ビジネスシーンで活用される表現を使用すること
・メールを作成した後に日本語で作成したメールの翻訳をすること

#相手からのメール
（ここにコピペ）

#出力フォーマット
—
返信するメール：
—
日本語訳：
—

これで翻訳した文章が出力されるはずです。

ChatGPTによる回答

—
返信するメール：
—

Dear [Recipient’s Name],

Thank you for your email. I hope this finds you well too.

I can confirm our meeting scheduled for tomorrow at 8:00 p.m. in L.A. I have prepared all the
necessary information regarding our product and look forward to our discussion.

Should you have any specific topics or points you’d like to cover, please feel free to share
them with me in advance.

Thank you for your coordination, and I look forward to meeting you.

Best regards,
[Your Name]

—
日本語訳：
—

[受取人の名前] 様、

メールをありがとうございます。お元気でいらっしゃることを願っております。

明日、L.A.での午後8時の打ち合わせを確認いたしました。私たちの製品に関する必要な情報をすべて準備し、議論
を楽しみにしています。

特定のトピックや取り上げたい点があれば、事前にお知らせください。

ご協力ありがとうございます。お会いするのを楽しみにしております。

よろしくお願いいたします、
[あなたの名前]

解説と翻訳を同時に行うこともできるのですが、文字数の出力制限に引っかかる可能性があるので別々で行うことをおすすめします。

関連記事：ChatGPTの文字数制限は？突破用のプロンプトも例文付きで解説

ビジネス英語のメールのフレーズ

ここでは、よく使われるフレーズを紹介していきます。

ビジネス英語のメールでの書き出しのフレーズ

ビジネス英語のメールでは、書き出しのフレーズが非常に重要です。
適切な書き出しのフレーズを選ぶことで、相手に良い印象を与え、メールの内容を読んでもらいやすくなります。

よくあるビジネス英語のメールの書き出しのフレーズ

Dear [相手の名前],（[相手の名前]さま）
Dear Sir or Madam,（拝啓）
To whom it may concern,（ご担当者さま）
Good morning/afternoon/evening,（おはようございます/こんにちは/こんばんは）
I hope this email finds you well.（ご健勝のことと存じます）

これらのフレーズは、ビジネス英語のメールで広く使われています。
相手の名前を知っている場合は、”Dear [相手の名前],”を使うのが最もよく使われます。

相手の名前を知らない場合は、”Dear Sir or Madam,”か”To whom it may concern,”を使いますが、相手の性別によりSirかMadamを選ばなければならないので、近年はあまり使われない傾向にあります。

また、メールを送る時間帯に合わせて、”Good morning/afternoon/evening,”を使うのも良いでしょう。
“I hope this email finds you well.”は、相手のことを気遣うフレーズです。

これらの書き出しのフレーズに加えて、メールの内容に合わせたフレーズを使うこともできます。
例えば、問い合わせのメールを送る場合は、”I am writing to inquire about…”や”I would like to know more about…”などのフレーズを使うことができます。
どちらも「〜についてお尋ねです」というニュアンスです。

また、感謝の気持ちを伝えるメールを送る場合は、”Thank you for your time and consideration.”や”I appreciate your help.”などのフレーズを使うことができます。

適切な書き出しのフレーズを選ぶことで、相手に良い印象を与え、メールの内容を読んでもらいやすく
なります。

ビジネス英語のメールでの結びのフレーズ

ビジネス英語のメールでは、結びのフレーズも非常に重要です。
適切な結びのフレーズを選ぶことで、相手に良い印象を残し、メールの内容を前向きに検討してもらい
やすくなります。

よくあるビジネス英語のメールで使える結びのフレーズ

Thank you for your time and consideration.（お時間とご配慮いただきありがとうございます。）
I look forward to hearing from you soon.（お返事を楽しみにしています。）
Please do not hesitate to contact me if you have any questions.（ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。）
I appreciate your assistance.（よろしくお願いいたします。）
Best regards,（よろしくお願いいたします。）

これらのフレーズは、ビジネス英語のメールで広く使われています。

“Thank you for your time and consideration.”は、相手の時間を割いてメールを読んでくれたことに対する感謝の気持ちを伝え、”I look forward to hearing from you soon.”は、相手からの返信を期待していることを伝えるフレーズです。

“Please do not hesitate to contact me if you have any questions.”は、質問があればいつでも連絡してほしいことを伝える、これからの関係を築くために使えるフレーズです。

“I appreciate your assistance.”と、”Best regards”は、いわゆる「何卒よろしくお願い致します」ですが、”Best regards”の方が、より敬意を表しています。

これらの結びのフレーズに加えて、メールの内容に合わせたフレーズを使うこともできます。
例えば、提案のメールを送る場合は、”I hope you will give my proposal your serious consideration.”、”I would be grateful if you could…”（ご検討いただければ幸いです）などのフレーズを使うことができます。

適切な結びのフレーズを選ぶことで、相手に良い印象を残し、メールの内容を前向きに検討してもらいやすくなります。